Meine Woche hat dieses Mal mit meinem „Selbstmanagement mit dem Bullet Journal“ Seminar in Karlsruhe gestartet. Mit diesem Seminar bin ich nun zum zweiten Mal in diesem zu Gast bei der Stadt Karlsruhe – mit einem verbesserten Konzept.
Mit dabei waren auch wieder die Dixit-Karten für den Check-in (mein persönlicher Game Changer in diesem Jahr) und neu dabei waren die 3D Welten von Janek Panneitz, um nach dem gemeinsamen Aufsetzen der Grundstruktur die Anwendungsfälle zu erarbeiten. Und das kam nicht nur super an, sondern hat dann auch nochmal auf eine angenehme Art beim Insel benennen das Neugelernte an diesem Tag für alle verfestigt.
Im zweiten Termin (online) werden wir auf der erschaffenen Welt wieder aufbauen. Somit ist das neue Konzept richtig gut geworden und ich freue mich darauf, das Seminar auch 2024 und 2025 für die Stadt Karlsruhe anzubieten.
Gestern fand der vierte Teil der agilen Selbstmanagement Reise im RITZ statt. Das Thema war dieses Mal die Bullet Journal-Methode.
Im RITZ-Notizbuch konnten die Teilnehmenden die Grundstruktur für ihr eigenes Bullet Journal aufbauen, mit dem sie Aufgaben, Termine, Ziele und dergleichen an einem zentralen Ort festhalten können. Das Besondere: Das Bullet Journal vereint Flexibilität mit kreativem Ausdruck und ermöglicht durch Tages-, Monats- und Jahresübersichten eine bewusste Selbstreflexion. So kommt man achtsam zu einem besseren Selbstmanagement.
Zusätzlich wollte ich von den Teilnehmenden wissen, wie sie sich derzeit organisieren. Für diesen Check-in habe ich auf die Idee von Markus Schönell und den 3D Welten von Janek Panneitz zurückgegriffen.
Danach gab es eine kurze Einführung von mir in die Schlüssel- und Kernelemente eines jeden Bullet Journals, bevor wir in die Umsetzung gegangen sind.
Am Ende hatte jeder Teilnehmer seine Grundstruktur aufgesetzt. In der Gruppe haben wir verschiedene Anwendungsfälle betrachtet und auch bestehende Bullet Journal Erfahrungen ausgetauscht. Die Wichtigkeit des Index war bei den meisten das größte Learning.
Ein Bullet Journal ist nur so gut, wie der Index gepflegt ist, um seine individuellen Inhalte wieder zu finden.
Claudia Haußmann
Vielen Dank an Rebecca vom RITZ für die schönen Fotos und das tolle Notizbuch.
An zwei Vormittagen dürfte ich während der Gesundheitswoche am agilen Selbstmanagement Interessierte begleiten. Dabei standen die Themen Fokus & Konzentration im Vordergrund.
Regelmäßig kommt mittlerweile bei mir die Dixit Karten für den Check in sowie die Schnur der Erinnerung für den Transfer in den Alltag zum Einsatz.
Tag 1: Mehr Fokus im Arbeitsalltag
Am ersten Tag sind wir mit einer Bestandsaufnahme gestartet: Wie ist das derzeitige Selbstmanagement, Wo verstecken sich die Zeit Diebe und welche Situationen führen zu Stress. Ergebnis war eine persönliche Stresslandkarte.
Anschließend konnten die Teilnehmenden durch verschiedene Übungen ihre Tätigkeiten mit Hilfe von „großen und kleinen Steinen“ reflektieren, um in Zukunft besser Priorisieren zu können. Ein weiterer Impuls gab es von mir zu den unterschiedlichen Möglichkeiten der Delegation. Dazu gehörte auch die Aufgabe sich mit unbewussten Entscheidungen auseinander zusetzen und zu reflektieren, wann man besser mal Nein sagen sollte. Immer wieder sind die agilen Prinzipien sowie Praktiken an den jeweiligen Stellen eingeflossen. Als Zusammenfassung sind alle vorangegangen Ergebnisse der Übungen in die Eisenhower Matrix in Kombination mit dem Personal Kanban Board eingeflossen. Als weitere Alternative zur Visualisierung der Priorität habe ich die erweiterte Speisekarte mit Kühlschrank ebenfalls vorgestellt.
Tag 2: Konzentrierter Arbeiten mit Hilfe von Deep Work
Der zweite Tag baute auf die Erkenntnisse aus dem ersten Tag auf. Zu Beginn wollte ich eine Selbsteinschätzung der Teilnehmenden, wie lange bisher fokussiert am Stück (ohne Ablenkung) gearbeitet wird.
In einer Simulation mit Legosteinen mit verschiedene Aufgaben, die auf dem Cynefin Framework basieren, konnten die Teilnehmenden ableiten, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist. Gemeinsam haben wir die Definitionen erarbeitet und erneut in die Eisenhower-Matrix eingeordnet.
Durch Ausprobieren von verschiedenen Speed Reading Techniken konnten die Teilnehmenden erste Erfahrungen mit dem Trainieren der Konzentrationsfähigkeit sammeln und sich damit beschäftigen welchen Einfluss Ablenkungen dabei haben.
Der Abschluss bildete mein Deep Work Lernspiel, mit dem gemeinsam die einzelnen Strategien sowie die erforderlichen Rahmenbedingungen spielerisch erarbeitet werden.
Baum der Erkenntnis
Zum Abschluss hatten die Teilnehmenden nochmals die Möglichkeit beide Tage zu reflektieren und ihre Learnings im Baum der Erkenntnis festhalten.
Heute kam das Bild als Erinnerung bei Facebook. Deshalb wird es Zeit für einen Rückblick, denn ich es hätte zu Beginn dieser Reise nie für möglich gehalten, wohin sich das alles entwickelt – und ich gehe fest davon aus, das es auch noch nicht zu Ende ist.
Mit einem interaktivem und mehrstündigen Seminar im Freiraum Lindau hatte die agile Selbstmanagement Reise 2019 begonnen. In dieses Seminar sind meine über 15 Jahre praktische Erfahrungen mit den unterschiedlichen Selbstmanagement Methoden eingeflossen.
Rückblick 2019: Zu Beginn des Seminars haben wir uns mit den Grundlagen (analog zum ersten Teil) beschäftigt, um danach mit einer Kombination aus Getting Things Done und dem Bullet Journal (Teil 2 und 3 der agilen Selbstmanagement Reise) im Detail das eigene Selbstmanagement System aufzubauen. Einen Impuls zu Deep Work (Teil 4) gab es zusätzlich mal als Impuls an einem gesonderten Abend.
Das Seminar war zwar ok, aber ich merkte das es zu viele Informationen waren und das Zeit ein wichtiger Faktor ist. Zum einen um alles zu verarbeiten sowie weitere Zeit zur individuellen Umsetzung. Der Austausch während dem Seminar war für jeden allerdings sehr bereichernd.
Da sich während der Pandemie der Bedarf an solchen Seminaren gewandelt hat und ich mir die Fähigkeit aneignen wollte, professionelle Workbooks zu erstellen, machte ich dies zu meinem Working out loud #FrauenStärken Ziel am Anfang des Jahres 2021. Innerhalb kürzester Zeit sind diese ersten 4 Teile auf Basis des Seminars entstanden. Durch jede Menge freiwilliger Tester sind diese Workbooks so wunderbar geworden. Vielen Dank hierfür nochmal an jeden Beteiligten.
Zu Beginn gab es die Workbooks nur in digitaler Form, die ich mit ausgewählten Übungen in meinen monatlichen Lunch & Learn Sessions vorgestellt habe. Die vorgestellten Übungen zu den jeweiligen Methoden haben großen Anklang gefunden.
Bereits Ende des Jahres 2021 konnte der nächste Teil 5 mit dem Thema #Klarheit seine Premiere im Adventskalender feiern. In diesem Workbook lasse ich das Thema Zeit und Methoden außen vor und gebe die Möglichkeit nach INNEN zu schauen. Denn in diesem Workbook kannst du deine eigenen Werte erkunden. Die Inhalte stammen u.a. aus langjähriger Arbeit mit agilen Teams und verschiedenen Fortbildungen. Die Klarheit über seine Werte zu haben ist ein Erfolgsfaktor und das gemeinsame Fundament nicht nur für Teams. Immer wo es um Beziehungen geht, sollte jeder seinen drei wichtigsten Werten bewusst sein, da viele Konflikte entstehen, wenn diese verletzt oder in Frage gestellt werden. Als Ergänzung zu diesem Workbook entsteht gerade der neueste Teil 6, der sich mit der Selbstfindung (noch Arbeitstitel) beschäftigt. In diesem Teil kannst du du dich mit deinen Stärken und deiner Leidenschaft sowie deinem Lebenssinn (neu) entdecken. Es geht also nochmals etwas tiefer.
Alle Workbooks gibt es seit 2022 nur noch in gedruckter Form und haben sehr viele begeisterte Abnehmer gefunden. Auf das größte Interesse stößt Fokus gefolgt von Konzentration. Mit etwas Abstand werden dann Produktivität und Reflexion fast gleich verteilt nachgefragt. Klarheit steht noch sehr im Schatten der anderen. Es gibt mehrere Interessenten, die alle Teile besitzen.
Seit Herbst 2022 werde ich regelmäßig für Seminare und Workshops angefragt, in dem ich durch ausgewählte Übungen die wesentlichen Punkte aus dem Workbook aufgreife und den Austausch untereinander in den Vordergrund stelle. Das Workbook kann anschließend jeder für sich individuell in seinem eigenen Tempo bearbeiten. Dies ist sogar auf Teamebene möglich.
Gemäß meinem Motto „Spielerisch lernen mit Spaß“ gibt es ab sofort auch ein Lernspiel zum Thema Deep Work.
Die agile Selbstmanagement Reise hat das nächste Level erreicht. Ich habe heute ein Team beim Erkunden ihres Selbstmanagement begleiten dürfen. Hierzu habe ich eine Kombination aus den bisherigen Fokus und Konzentration Seminar als Workshop – inkl. einem Lernspiel zu den Deep Work Inhalten – konzipiert.
Im Vorfeld habe ich dem Team die Reflexionsfrage über die größten Herausforderungen in ihrem Selbstmanagement gestellt. Diese habe ich geclustert und den Inhalten aus dem Workbook zugeordnet. Während dem Workshop machte jeder zuerst die Übung für sich. Anschließend gab es immer ausreichend Raum für den Austausch untereinander.
Nach den verschiedenen Impulsen mit den entsprechenden Übungen als Basis, haben wir zusammen mittels meinem Deep Work Lernspiel die einzelnen Strategien und die Voraussetzungen spielerisch erkundet.
Leider wird mein Inhalt gerne mal kopiert, so dass ich an dieser Stelle nicht mehr Details über das Spiel preis geben will. Wenn du Interesse an dem Spiel hast, komme gerne auf mich zu.
Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von einer ständigen Informationsflut und einer hohen Anzahl an Aufgaben und Projekten, die erledigt werden müssen. Gleichzeitig wird von vielen Arbeitnehmern erwartet, dass sie in kurzer Zeit eine hohe Produktivität und Qualität erreichen. Wie schafft man es, Aufgaben und Projekte effektiver zu strukturieren, den Überblick zu behalten und dadurch produktiver und stressfreier zu arbeiten?
Das waren die Fragen, die ich dieses Mal beantwortet haben. Die Teilnehmenden haben an exemplarisch an einem eigenen Beispiel die Grundprinzipien und den Ablauf der Selbstorganisationsmethode „Getting Things Done®“ (GTD®) kennengelernt. Ziel dieser Methode ist es, die persönliche Organisation und Produktivität zu verbessern.
Zu Beginn habe ich die Teilnehmenden erst einmalig kreativ werden lassen: Anhand von den phantasievoll gestalteten Dixit-Karten galt es die Frage zu beantworten, welche ihr aktuelles Selbstmanagement am besten beschreibt.
Jeder Teilnehmer konnte damit sehr anschaulich das bestehende Selbstmanagement reflektieren und auch die momentanen Herausforderungen benennen.
Anschließend konnte sich jeder anhand eigenen Beispielen mit dem Ablauf und den Grundprinzipien vertraut machen.
Nach der Pause reflektierten wir gemeinsam, was ungeplante Arbeit für die Selbstorganisation bedeutet und wie die natürliche Planung helfen kann, die Dinge erledigt zu bekommen.
Schnur der Erinnerung: Jeder durfte die Schnur beliebig mit dem füllen, beispielsweise mit dem was ausprobiert werden soll, was jemand vertiefen oder erinnert werden will.
Vielen Dank an alle Teilnehmenden für die Offenheit. Ein weiteren Dank geht an das RITZ für die schönen Fotos.
Um in einer Welt voller Ablenkungen konzentrierter arbeiten zu können, braucht es die passenden Strategien. Doch welche Schritte sind notwendig, um den Zustand des fokussierten Arbeitens zu ermöglichen? Wie kann die Konzentrationsfähigkeit trainiert und gesteigert werden? Und welche Übungen gibt es, um Deep Work-Phasen für komplexe und anspruchsvolle Tätigkeiten gezielt herbeizuführen und umzusetzen?
Auf diese Fragen bin ich im 2. Seminar der agilen Selbstmanagement Reise im RITZ Friedrichshafen eingegangen.
Nach der kurzen und interaktiven Einführung, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist, konnten die Teilnehmenden anhand der Methode des Speed Reading lernen, welches Umfeld sie benötigen, um konzentrierter arbeiten zu können. Anschließend gab es einen interaktiven Überblick über die 4 Deep Work Strategien, um am Ende die ersten Ideen für den zukünftigen Umsetzungplan festhalten zu können.
Aufgelockert habe ich dies durch verschiedene Übungen, wie Konzentrationsfähigkeit im Alltag trainiert werden kann. Jede Menge Tipps und der gegenseitiger Austausch haben das Seminar super ergänzt. Am Ende haben die Teilnehmenden einen ersten Ausgangspunkt erhalten, wie sie mit Ablenkung umgehen und welche Deep Work Strategie am Besten zum Umfeld passt. So können die Teilnehmenden im Anschluss mithilfe dem begleitenden 64-seitige Workbook die unterschiedliche Deep Work-Strategien im Detail ausprobieren und diese in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Das nächste Agile Selbstmanagement Seminar im RITZ steht bereits in den Startlöchern. Das nächste Mal geht es um die Methode Getting things done, um durch bestimmte Strukturen eine bessere Produktivität zu erreichen. Hier kannst du dich dazu anmelden.
Für die Stadt Karlsruhe habe ich im Blended Learning Format ein mehrtägiges Seminar zum Thema Bullet Journal angeboten. Hierzu habe ich den dritten Teil der Selbstmanagement Reise entsprechend angepasst. Herausgekommen ist ein Konzept mit drei Terminen und ein kompaktes Workbook mit 35 Seiten.
Eingeladen waren alle interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Ebenen und Bereiche der Stadt Karlsruhe, die ihr Selbstmanagement auf Basis ihrer eigenen Bedürfnisse mit Hilfe eines Bullet Journals optimieren möchten.
Im ersten Termin vor Ort in Karlsruhe erfolgt zu Beginn für die 10 Teilnehmenden eine kürze Einführung in die Bullet Journal Methode mit den dazugehörigen Begriffen. Anschließend wurde gemeinsame die Grundstruktur erstellt. Dabei kam der Austausch und der Raum für Fragen nicht zu kurz.
Anschließend begann der individuelle Teil. In diesem hatte jeder die Möglichkeit ein Monat lang nach eigenen Vorlieben und im eigenen Tempo die individuellen Inhalte auf Basis der zahlreichen Beispiele und Übungen aus dem begleitenden Workbook zu erstellen. Parallel dazu konnte im 1-Stündigen Online Austauschtreffen offene Fragen geklärt und Feedback zur eigenen Umsetzung eingeholt werden.
Es war ein zentraler Ort für Termine/Kalender, Aufgaben, Pläne, Ideen
Feedback zum Bullet Journal von einem Teilnehmer
Beim Abschlusstermin gab es Online die Möglichkeit, sich intensiv mit der Art und Weise auseinanderzusetzen, wie mittels des Bullet Journals Ziele leichter erreicht werden können.
Das Bullet Journal System konnten nicht alle für den beruflichen Alltag integrieren, da entweder das Umfeld sehr regulierend war oder bereits vieles digital erforderlich ist. Es gab auch den Fall, dass bereits ein gut funktionierendes System vorhanden war. Am Ende konnte trotzdem jeder Teilnehmende für sich sinnvolle Anwendungsfälle entdecken oder zumindest eine Idee mitnehmen, wie er die kennengelernten Tools in Zukunft einsetzten oder sein bestehendes System anreichern kann.
Mein erstes agiles Selbstmanagement Seminar im Ritz Friedrichshafen. Das Seminar war innerhalb kürzester Zeit ausgebucht – auch beim Nachholtermin im November, da ich den Termin im Oktober leider krankheitsbedingt absagen musste. Besonders gefreut hat mich, dass sogar eine ehemalige Arbeitskollegin dabei war.
In den zwei Stunden konnten die 14 Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit Hilfe meiner Anleitung und Beispielen
Hierzu hat jeder Teilnehmende zu Beginn das Workbook – Teil 1 ausgehändigt bekommen. Im Vorfeld habe ich gezielt die entsprechenden Übungen ausgewählt und mit zusätzlichen interaktiven Demonstrationen das Thema schrittweise vertieft. Ich habe hier viel mit Metaphern gearbeitet. So konnte jeder Teilnehmende die eigene Situation reflektieren und einen Weg finden, wie mehr Fokus im Arbeitsalltag kommen kann.
Baum der Erkenntnis: Was nimmt jeder mit, um mehr Fokus im Arbeitsalltag zu erreichen
Der Baum der Erkenntnis sammelt die einzelnen Learnings ein. Die die wichtigsten Learnings der Teilnehmenden waren:
Die „großen Steine“ gilt es zuerst abzuarbeiten, d.h. die wichtigen, dringenden Dinge vor den dringenden, aber unwichtigen Dingen zu erledigen. Dabei auch mal sich selber fragen „Für welche Aufgabe würde ich heute länger bleiben?“
Wer ja zu einer Aufgabe sagt, sagt gleichzeitig nein zu einer anderen.
Neben einer To-do-Liste sollte man auch eine Not-to-do-Liste führen.
Eine Fortsetzung, um nicht nur fokussierter, sondern auch konzentrierter zu arbeiten ist bereits für nächstes Jahr in Planung.
Das Seminar kam sehr gut an. Über das folgende Feedback über LinkendIn habe ich mich besonders gefreut.
Hallo Claudia, es war ein toller Workshop heute und mir gefällt (wie bereits gesagt) auch das Workbook dazu sehr gut 🙂 Ich freue mich auf den zweiten Teil! Beste Grüße Steffi
