Die agile Selbstmanagement Reise hat das nächste Level erreicht. Ich habe heute ein Team beim Erkunden ihres Selbstmanagement begleiten dürfen. Hierzu habe ich eine Kombination aus den bisherigen Fokus und Konzentration Seminar als Workshop – inkl. einem Lernspiel zu den Deep Work Inhalten – konzipiert.
Im Vorfeld habe ich dem Team die Reflexionsfrage über die größten Herausforderungen in ihrem Selbstmanagement gestellt. Diese habe ich geclustert und den Inhalten aus dem Workbook zugeordnet. Während dem Workshop machte jeder zuerst die Übung für sich. Anschließend gab es immer ausreichend Raum für den Austausch untereinander.
Nach den verschiedenen Impulsen mit den entsprechenden Übungen als Basis, haben wir zusammen mittels meinem Deep Work Lernspiel die einzelnen Strategien und die Voraussetzungen spielerisch erkundet.
Leider wird mein Inhalt gerne mal kopiert, so dass ich an dieser Stelle nicht mehr Details über das Spiel preis geben will. Wenn du Interesse an dem Spiel hast, komme gerne auf mich zu.
Im ersten Teil der Selbstmanagement Reise stelle ich die Speisekarte zur besseren Priorisierung von kleinen Zielen vor, um den Fokus immer auf dem Richtigen zu haben. Ursprünglich habe ich das als Produkt Owner angewendet, um mein (Sprint-) Backlog auf eine andere und vor allem visuelle Art zu organisieren.
Mit Hilfe der Speisekarte kannst du dies flexibel gestalten, ohne dich zu verzetteln. So schaffst du es, an mehreren Zielen zu arbeiten und dich trotzdem auf das Wesentliche zu konzentrieren. – Suche dir als Hauptgericht das wertvollste Ziel bzw. einen konkreten Schritt aus, der Dir derzeit den größten Nutzen bringt. – Zusätzliche Aromen bekommst du durch Beilagen, indem du die wichtigen und dringenden Schritte zur Zielerreichung betrachtest. – Die Snacks sind die würzigen und kleinen Details, die nur wichtig sind. Diese kannst du einfach knabbern, wenn du noch Zeit für Kleinigkeiten übrig hast.
Achte dabei auf das Gleichgewicht: – Wenn du dich nur auf das Hauptgericht konzentrierst, wird es vermutlich langweilig, also würze es etwas nach und kombiniere es mit max. 3 Beilagen. – Wenn du nur von den Knabbereien naschst, ist das ungesund.
Nun verwende ich diese Metapher gerade in meinem Team als wöchentliche Speisekarte. Daher kommt jetzt noch die Ergänzung des Kühlschrankes hinzu. Durch die wöchentliche Betrachtung entsteht eine größere Dynamik. So haben wir festgestellt, dass es nochmal eine zusätzliche Ebene als vorbereitende Priorisierung benötigt.
Wir testen gerade folgende Vorgehensweise auf einen virtuellen Whiteboard:
Kühlschrank befüllen:
Übertrage (regelmäßig) deine Projekte und Tätigkeiten auf Sticky Notes. Verwende unterschiedliche Farben zur Kategorisierung (bei Bedarf).
Sortiere die Tätigkeiten nach der Priorität in die Fächer des Kühlschranks. Je weiter oben, desto wichtiger ist es die Tätigkeit als nächstes anzugehen.
Plane deine Woche:
Bediene dich nun aus dem Kühlschrank.
Welche Tätigkeit(en) hat dieses Woche die größte Priorität und sollte daher im Fokus stehen? (Hauptgericht). Konzentriere dich am besten hier nur auf eine oder max. zwei Tätigkeiten.
Welche Tätigkeit solltest du diese Woche ebenfalls angehen? Ist es dann eher eine der drei Beilagen (wichtig und dringend) oder einer der vier Snacks (muss gemacht werden oder geht schnell)?
Sobald du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du dich auch wieder im Kühlschrank bedienen.
Verderbliche Ware
Falls im Kühlschrank eine Tätigkeit über einen sehr langen Zeitraum unberührt bleibt, solltest du diese reflektieren: Hat es keine Priorität mehr, bist du die richtige Person, ist es der richtige Zeitpunkt, etc.
Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von einer ständigen Informationsflut und einer hohen Anzahl an Aufgaben und Projekten, die erledigt werden müssen. Gleichzeitig wird von vielen Arbeitnehmern erwartet, dass sie in kurzer Zeit eine hohe Produktivität und Qualität erreichen. Wie schafft man es, Aufgaben und Projekte effektiver zu strukturieren, den Überblick zu behalten und dadurch produktiver und stressfreier zu arbeiten?
Das waren die Fragen, die ich dieses Mal beantwortet haben. Die Teilnehmenden haben an exemplarisch an einem eigenen Beispiel die Grundprinzipien und den Ablauf der Selbstorganisationsmethode „Getting Things Done®“ (GTD®) kennengelernt. Ziel dieser Methode ist es, die persönliche Organisation und Produktivität zu verbessern.
Zu Beginn habe ich die Teilnehmenden erst einmalig kreativ werden lassen: Anhand von den phantasievoll gestalteten Dixit-Karten galt es die Frage zu beantworten, welche ihr aktuelles Selbstmanagement am besten beschreibt.
Jeder Teilnehmer konnte damit sehr anschaulich das bestehende Selbstmanagement reflektieren und auch die momentanen Herausforderungen benennen.
Anschließend konnte sich jeder anhand eigenen Beispielen mit dem Ablauf und den Grundprinzipien vertraut machen.
Nach der Pause reflektierten wir gemeinsam, was ungeplante Arbeit für die Selbstorganisation bedeutet und wie die natürliche Planung helfen kann, die Dinge erledigt zu bekommen.
Schnur der Erinnerung: Jeder durfte die Schnur beliebig mit dem füllen, beispielsweise mit dem was ausprobiert werden soll, was jemand vertiefen oder erinnert werden will.
Vielen Dank an alle Teilnehmenden für die Offenheit. Ein weiteren Dank geht an das RITZ für die schönen Fotos.
Um in einer Welt voller Ablenkungen konzentrierter arbeiten zu können, braucht es die passenden Strategien. Doch welche Schritte sind notwendig, um den Zustand des fokussierten Arbeitens zu ermöglichen? Wie kann die Konzentrationsfähigkeit trainiert und gesteigert werden? Und welche Übungen gibt es, um Deep Work-Phasen für komplexe und anspruchsvolle Tätigkeiten gezielt herbeizuführen und umzusetzen?
Auf diese Fragen bin ich im 2. Seminar der agilen Selbstmanagement Reise im RITZ Friedrichshafen eingegangen.
Nach der kurzen und interaktiven Einführung, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist, konnten die Teilnehmenden anhand der Methode des Speed Reading lernen, welches Umfeld sie benötigen, um konzentrierter arbeiten zu können. Anschließend gab es einen interaktiven Überblick über die 4 Deep Work Strategien, um am Ende die ersten Ideen für den zukünftigen Umsetzungplan festhalten zu können.
Aufgelockert habe ich dies durch verschiedene Übungen, wie Konzentrationsfähigkeit im Alltag trainiert werden kann. Jede Menge Tipps und der gegenseitiger Austausch haben das Seminar super ergänzt. Am Ende haben die Teilnehmenden einen ersten Ausgangspunkt erhalten, wie sie mit Ablenkung umgehen und welche Deep Work Strategie am Besten zum Umfeld passt. So können die Teilnehmenden im Anschluss mithilfe dem begleitenden 64-seitige Workbook die unterschiedliche Deep Work-Strategien im Detail ausprobieren und diese in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Das nächste Agile Selbstmanagement Seminar im RITZ steht bereits in den Startlöchern. Das nächste Mal geht es um die Methode Getting things done, um durch bestimmte Strukturen eine bessere Produktivität zu erreichen. Hier kannst du dich dazu anmelden.
Im Workbook zum Thema Deep Work stelle ich verschiedene Konzentrationsübungen vor, die sehr gut in den Alltag integrierbar sind. Heute möchte ich exemplarisch zusätzlich zum Mandala als Mediationsübung eine weitere Möglichkeit aufgreifen.
Übung: Etwas rückwärts aufsagen
Diese Übung kannst du sehr variabel anwenden:
Sage das Alphabet rückwärts auf.
Buchstabiere Wörter rückwärts
Zähle von 100 rückwärts
Der Vorteil ist, dass du dich solange auf die Übung konzentrierst, bis du sie erfüllt hast. Wenn du jedes Mal die Zeit stoppst, kannst du deinen Fortschritt sogar messen.
Tipp: Du kannst beispielsweise beim Alphabet jeden Buchstaben mit einem Wort verknüpfen: Z wie Zebra oder Y wie Yoga und X wie Xylophon usw. Durch diese Assoziation kannst du dir die Reihenfolge besser merken. Eine andere Alternative ist es, Stadt-Land-Fluss im Kopf zu spielen.
Für die Stadt Karlsruhe habe ich im Blended Learning Format ein mehrtägiges Seminar zum Thema Bullet Journal angeboten. Hierzu habe ich den dritten Teil der Selbstmanagement Reise entsprechend angepasst. Herausgekommen ist ein Konzept mit drei Terminen und ein kompaktes Workbook mit 35 Seiten.
Eingeladen waren alle interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Ebenen und Bereiche der Stadt Karlsruhe, die ihr Selbstmanagement auf Basis ihrer eigenen Bedürfnisse mit Hilfe eines Bullet Journals optimieren möchten.
Im ersten Termin vor Ort in Karlsruhe erfolgt zu Beginn für die 10 Teilnehmenden eine kürze Einführung in die Bullet Journal Methode mit den dazugehörigen Begriffen. Anschließend wurde gemeinsame die Grundstruktur erstellt. Dabei kam der Austausch und der Raum für Fragen nicht zu kurz.
Anschließend begann der individuelle Teil. In diesem hatte jeder die Möglichkeit ein Monat lang nach eigenen Vorlieben und im eigenen Tempo die individuellen Inhalte auf Basis der zahlreichen Beispiele und Übungen aus dem begleitenden Workbook zu erstellen. Parallel dazu konnte im 1-Stündigen Online Austauschtreffen offene Fragen geklärt und Feedback zur eigenen Umsetzung eingeholt werden.
Es war ein zentraler Ort für Termine/Kalender, Aufgaben, Pläne, Ideen
Feedback zum Bullet Journal von einem Teilnehmer
Beim Abschlusstermin gab es Online die Möglichkeit, sich intensiv mit der Art und Weise auseinanderzusetzen, wie mittels des Bullet Journals Ziele leichter erreicht werden können.
Das Bullet Journal System konnten nicht alle für den beruflichen Alltag integrieren, da entweder das Umfeld sehr regulierend war oder bereits vieles digital erforderlich ist. Es gab auch den Fall, dass bereits ein gut funktionierendes System vorhanden war. Am Ende konnte trotzdem jeder Teilnehmende für sich sinnvolle Anwendungsfälle entdecken oder zumindest eine Idee mitnehmen, wie er die kennengelernten Tools in Zukunft einsetzten oder sein bestehendes System anreichern kann.
Mein erstes agiles Selbstmanagement Seminar im Ritz Friedrichshafen. Das Seminar war innerhalb kürzester Zeit ausgebucht – auch beim Nachholtermin im November, da ich den Termin im Oktober leider krankheitsbedingt absagen musste. Besonders gefreut hat mich, dass sogar eine ehemalige Arbeitskollegin dabei war.
In den zwei Stunden konnten die 14 Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit Hilfe meiner Anleitung und Beispielen
Hierzu hat jeder Teilnehmende zu Beginn das Workbook – Teil 1 ausgehändigt bekommen. Im Vorfeld habe ich gezielt die entsprechenden Übungen ausgewählt und mit zusätzlichen interaktiven Demonstrationen das Thema schrittweise vertieft. Ich habe hier viel mit Metaphern gearbeitet. So konnte jeder Teilnehmende die eigene Situation reflektieren und einen Weg finden, wie mehr Fokus im Arbeitsalltag kommen kann.
Baum der Erkenntnis: Was nimmt jeder mit, um mehr Fokus im Arbeitsalltag zu erreichen
Der Baum der Erkenntnis sammelt die einzelnen Learnings ein. Die die wichtigsten Learnings der Teilnehmenden waren:
Die „großen Steine“ gilt es zuerst abzuarbeiten, d.h. die wichtigen, dringenden Dinge vor den dringenden, aber unwichtigen Dingen zu erledigen. Dabei auch mal sich selber fragen „Für welche Aufgabe würde ich heute länger bleiben?“
Wer ja zu einer Aufgabe sagt, sagt gleichzeitig nein zu einer anderen.
Neben einer To-do-Liste sollte man auch eine Not-to-do-Liste führen.
Eine Fortsetzung, um nicht nur fokussierter, sondern auch konzentrierter zu arbeiten ist bereits für nächstes Jahr in Planung.
Das Seminar kam sehr gut an. Über das folgende Feedback über LinkendIn habe ich mich besonders gefreut.
Hallo Claudia, es war ein toller Workshop heute und mir gefällt (wie bereits gesagt) auch das Workbook dazu sehr gut 🙂 Ich freue mich auf den zweiten Teil! Beste Grüße Steffi
Einfachheit ist die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren.
Was ist damit genau gemeint und wie kann ich das umsetzen?
Die Aussage stammt aus dem agilen Manifest und ist eines der 12 Prinzipien. Ich habe den Satz ins Workbook übernommen, da er dich zum Nachdenken anregen soll.
Die Antwort auf Komplexität ist Einfachheit. Die Komplexität kann generell nicht verändert werden, allerdings die Sichtweise bzw. die Art und Weise damit umzugehen. Einfachheit entsteht durch kleine Schritte („baby steps“) und das Denken in lauffähigen Lösungen (auch minimal viable Product (MVP) genannt). So entsteht Fokus auf die richtigen Dinge.
Dieses Prinzip aus dem agilen Manifest nun auf das Selbstmanagement übertragen bedeutet, dass man sich auf das Wesentliche konzentrieren sollte und schlussendlich keine unnötigen Dinge mehr in seiner To-Do Liste hat. Das Ziel ist somit, so wenig Arbeit wie möglich zu machen und auf alles (nicht benötigte) zu verzichten. Im Umkehrschluss heißt es nicht, dass Details unwichtig sind. Der Fokus liegt vielmehr darauf, welche Details wirklich wichtig sind und welche weggelassen werden können.
Eine mögliche Umsetzung ist daher eine Not-To-Do-Liste zu führen und konsequent die Eisenhower-Matrix zu verwenden. Dies ist Schwerpunkt im Workbook Teil 1 – Fokus.
Vergleichbar mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement können auch die drei wichtigsten Faktoren Geld, Zeit und Energie des Selbstmanagements in einem Dreieck dargestellt werden. Dabei ist Geld der Faktor, der unendlich ist, deine Zeit und Energie hingegen sind begrenzt.
Allerdings passiert es häufig im beruflichen Umfeld, dass Zeit und Energie als unendlich angesehen werden. Hier mal zwei sehr einfache Beispiele, die für mich aber absolute Zeit- und Energiefresser sind:
Es gibt immer noch Meetings, die mit keinerlei Agenda strukturiert werden.
Es gibt immer noch nicht das Bewusstsein, dass es ein Unterschied macht, ob Informationen asynchron oder synchron weitervergeben bzw. verarbeitet werden sollten.
In solchen Fällen bestimmen andere über den eigenen Zeit- und Energiehaushalt. Jeder kann sich selber anhand seinem eigenen Stundenlohn ausrechnen, wie viel Geld durch solche Situationen verbrannt werden. Allein sich darüber mal Gedanken zu machen, ist schon mal der erste Schritt. Es gibt noch unzählig andere Beispiele, die am Ende zu Unzufriedenheit bis hin zu Stress führen können.
In dem Video zeige ich dir durch ein Experiment, was passiert wenn du nicht auf deinen Zeit- und Energiehaushalt achtest.
Ständig Online sein, dauerbeschäftigt und das Gefühl immer erreichbar sein zu müssen kann nervlich sehr belastend sein. Deshalb starte einfach mal ein Experiment, auch wenn es dir vielleicht am Anfang noch nicht leicht fällt:
Verbringe eine Stunde oder einen ganzen Abend offline – ohne Handy, Computer und Fernseher
Traust du dich vielleicht sogar komplett deine Uhr für eine Weile wegzulegen?
Starte eine 7-Tages Challenge, in der du jeden Tag mind. 30 min draußen spazieren gehst – egal bei welchem Wetter.
Sobald du dich darauf einlässt wirst du mehr freie Momente finden, in denen du dich um dich selbst kümmern kannst.
