Agiles Selbstmanagement: Fokus & Konzentration in der Gesundheitswoche Landkreis Ravensburg

Lkr RV

An zwei Vormittagen dürfte ich während der Gesundheitswoche am agilen Selbstmanagement Interessierte begleiten. Dabei standen die Themen Fokus & Konzentration im Vordergrund.

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Regelmäßig kommt mittlerweile bei mir die Dixit Karten für den Check in sowie die Schnur der Erinnerung für den Transfer in den Alltag zum Einsatz.

Tag 1: Mehr Fokus im Arbeitsalltag

Am ersten Tag sind wir mit einer Bestandsaufnahme gestartet: Wie ist das derzeitige Selbstmanagement, Wo verstecken sich die Zeit Diebe und welche Situationen führen zu Stress. Ergebnis war eine persönliche Stresslandkarte.

Anschließend konnten die Teilnehmenden durch verschiedene Übungen ihre Tätigkeiten mit Hilfe von „großen und kleinen Steinen“ reflektieren, um in Zukunft besser Priorisieren zu können. Ein weiterer Impuls gab es von mir zu den unterschiedlichen Möglichkeiten der Delegation. Dazu gehörte auch die Aufgabe sich mit unbewussten Entscheidungen auseinander zusetzen und zu reflektieren, wann man besser mal Nein sagen sollte. Immer wieder sind die agilen Prinzipien sowie Praktiken an den jeweiligen Stellen eingeflossen. Als Zusammenfassung sind alle vorangegangen Ergebnisse der Übungen in die Eisenhower Matrix in Kombination mit dem Personal Kanban Board eingeflossen. Als weitere Alternative zur Visualisierung der Priorität habe ich die erweiterte Speisekarte mit Kühlschrank ebenfalls vorgestellt.

Tag 2: Konzentrierter Arbeiten mit Hilfe von Deep Work

Der zweite Tag baute auf die Erkenntnisse aus dem ersten Tag auf. Zu Beginn wollte ich eine Selbsteinschätzung der Teilnehmenden, wie lange bisher fokussiert am Stück (ohne Ablenkung) gearbeitet wird.

In einer Simulation mit Legosteinen mit verschiedene Aufgaben, die auf dem Cynefin Framework basieren, konnten die Teilnehmenden ableiten, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist. Gemeinsam haben wir die Definitionen erarbeitet und erneut in die Eisenhower-Matrix eingeordnet.

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Durch Ausprobieren von verschiedenen Speed Reading Techniken konnten die Teilnehmenden erste Erfahrungen mit dem Trainieren der Konzentrationsfähigkeit sammeln und sich damit beschäftigen welchen Einfluss Ablenkungen dabei haben.

Der Abschluss bildete mein Deep Work Lernspiel, mit dem gemeinsam die einzelnen Strategien sowie die erforderlichen Rahmenbedingungen spielerisch erarbeitet werden.

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Baum der Erkenntnis

Zum Abschluss hatten die Teilnehmenden nochmals die Möglichkeit beide Tage zu reflektieren und ihre Learnings im Baum der Erkenntnis festhalten.

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Meine agile Selbstmanagement Reise: Wie alles begann …

Freiraum

Heute kam das Bild als Erinnerung bei Facebook. Deshalb wird es Zeit für einen Rückblick, denn ich es hätte zu Beginn dieser Reise nie für möglich gehalten, wohin sich das alles entwickelt – und ich gehe fest davon aus, das es auch noch nicht zu Ende ist.

Mit einem interaktivem und mehrstündigen Seminar im Freiraum Lindau hatte die agile Selbstmanagement Reise 2019 begonnen. In dieses Seminar sind meine über 15 Jahre praktische Erfahrungen mit den unterschiedlichen Selbstmanagement Methoden eingeflossen.

Rückblick 2019: Zu Beginn des Seminars haben wir uns mit den Grundlagen (analog zum ersten Teil) beschäftigt, um danach mit einer Kombination aus Getting Things Done und dem Bullet Journal (Teil 2 und 3 der agilen Selbstmanagement Reise) im Detail das eigene Selbstmanagement System aufzubauen. Einen Impuls zu Deep Work (Teil 4) gab es zusätzlich mal als Impuls an einem gesonderten Abend.

Das Seminar war zwar ok, aber ich merkte das es zu viele Informationen waren und das Zeit ein wichtiger Faktor ist. Zum einen um alles zu verarbeiten sowie weitere Zeit zur individuellen Umsetzung. Der Austausch während dem Seminar war für jeden allerdings sehr bereichernd.

Da sich während der Pandemie der Bedarf an solchen Seminaren gewandelt hat und ich mir die Fähigkeit aneignen wollte, professionelle Workbooks zu erstellen, machte ich dies zu meinem Working out loud #FrauenStärken Ziel am Anfang des Jahres 2021. Innerhalb kürzester Zeit sind diese ersten 4 Teile auf Basis des Seminars entstanden. Durch jede Menge freiwilliger Tester sind diese Workbooks so wunderbar geworden. Vielen Dank hierfür nochmal an jeden Beteiligten.

Deep Work

Zu Beginn gab es die Workbooks nur in digitaler Form, die ich mit ausgewählten Übungen in meinen monatlichen Lunch & Learn Sessions vorgestellt habe. Die vorgestellten Übungen zu den jeweiligen Methoden haben großen Anklang gefunden.

L L 1 Stresslandkarte

Bereits Ende des Jahres 2021 konnte der nächste Teil 5 mit dem Thema #Klarheit seine Premiere im Adventskalender feiern. In diesem Workbook lasse ich das Thema Zeit und Methoden außen vor und gebe die Möglichkeit nach INNEN zu schauen. Denn in diesem Workbook kannst du deine eigenen Werte erkunden. Die Inhalte stammen u.a. aus langjähriger Arbeit mit agilen Teams und verschiedenen Fortbildungen. Die Klarheit über seine Werte zu haben ist ein Erfolgsfaktor und das gemeinsame Fundament nicht nur für Teams. Immer wo es um Beziehungen geht, sollte jeder seinen drei wichtigsten Werten bewusst sein, da viele Konflikte entstehen, wenn diese verletzt oder in Frage gestellt werden. Als Ergänzung zu diesem Workbook entsteht gerade der neueste Teil 6, der sich mit der Selbstfindung (noch Arbeitstitel) beschäftigt. In diesem Teil kannst du du dich mit deinen Stärken und deiner Leidenschaft sowie deinem Lebenssinn (neu) entdecken. Es geht also nochmals etwas tiefer.

Alle Workbooks gibt es seit 2022 nur noch in gedruckter Form und haben sehr viele begeisterte Abnehmer gefunden. Auf das größte Interesse stößt Fokus gefolgt von Konzentration. Mit etwas Abstand werden dann Produktivität und Reflexion fast gleich verteilt nachgefragt. Klarheit steht noch sehr im Schatten der anderen. Es gibt mehrere Interessenten, die alle Teile besitzen.

Seit Herbst 2022 werde ich regelmäßig für Seminare und Workshops angefragt, in dem ich durch ausgewählte Übungen die wesentlichen Punkte aus dem Workbook aufgreife und den Austausch untereinander in den Vordergrund stelle. Das Workbook kann anschließend jeder für sich individuell in seinem eigenen Tempo bearbeiten. Dies ist sogar auf Teamebene möglich.

Gemäß meinem Motto „Spielerisch lernen mit Spaß“ gibt es ab sofort auch ein Lernspiel zum Thema Deep Work.

Deep Work Spiel

Agiles Selbstmanagement für Teams

Agiles Selbstmanagement für Teams

Die agile Selbstmanagement Reise hat das nächste Level erreicht. Ich habe heute ein Team beim Erkunden ihres Selbstmanagement begleiten dürfen. Hierzu habe ich eine Kombination aus den bisherigen Fokus und Konzentration Seminar als Workshop – inkl. einem Lernspiel zu den Deep Work Inhalten – konzipiert.

Im Vorfeld habe ich dem Team die Reflexionsfrage über die größten Herausforderungen in ihrem Selbstmanagement gestellt. Diese habe ich geclustert und den Inhalten aus dem Workbook zugeordnet. Während dem Workshop machte jeder zuerst die Übung für sich. Anschließend gab es immer ausreichend Raum für den Austausch untereinander.

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Nach den verschiedenen Impulsen mit den entsprechenden Übungen als Basis, haben wir zusammen mittels meinem Deep Work Lernspiel die einzelnen Strategien und die Voraussetzungen spielerisch erkundet.

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Leider wird mein Inhalt gerne mal kopiert, so dass ich an dieser Stelle nicht mehr Details über das Spiel preis geben will. Wenn du Interesse an dem Spiel hast, komme gerne auf mich zu.

Im Praxistest: Speisekarte zur Priorisierung

Produkt Speisekarte

Im ersten Teil der Selbstmanagement Reise stelle ich die Speisekarte zur besseren Priorisierung von kleinen Zielen vor, um den Fokus immer auf dem Richtigen zu haben. Ursprünglich habe ich das als Produkt Owner angewendet, um mein (Sprint-) Backlog auf eine andere und vor allem visuelle Art zu organisieren.

Speisekarte

Mit Hilfe der Speisekarte kannst du dies flexibel gestalten, ohne dich zu verzetteln. So schaffst du es, an mehreren Zielen zu arbeiten und dich trotzdem auf das Wesentliche zu konzentrieren.
– Suche dir als Hauptgericht das wertvollste Ziel bzw. einen konkreten Schritt aus, der Dir derzeit den größten Nutzen bringt.
Zusätzliche Aromen bekommst du durch Beilagen, indem du die wichtigen und dringenden Schritte zur Zielerreichung betrachtest.
– Die Snacks sind die würzigen und kleinen Details, die nur wichtig sind. Diese kannst du einfach knabbern, wenn du noch Zeit für Kleinigkeiten übrig hast.

Achte dabei auf das Gleichgewicht:
– Wenn du dich nur auf das Hauptgericht konzentrierst, wird es vermutlich langweilig, also würze es etwas nach und kombiniere es mit max. 3 Beilagen.
– Wenn du nur von den Knabbereien naschst, ist das ungesund.

Nun verwende ich diese Metapher gerade in meinem Team als wöchentliche Speisekarte. Daher kommt jetzt noch die Ergänzung des Kühlschrankes hinzu. Durch die wöchentliche Betrachtung entsteht eine größere Dynamik. So haben wir festgestellt, dass es nochmal eine zusätzliche Ebene als vorbereitende Priorisierung benötigt.

cyberLAGO Wochen Speisekarte

Wir testen gerade folgende Vorgehensweise auf einen virtuellen Whiteboard:

Kühlschrank befüllen:

  • Übertrage (regelmäßig) deine Projekte und Tätigkeiten auf Sticky Notes. Verwende unterschiedliche Farben zur Kategorisierung (bei Bedarf).
  • Sortiere die Tätigkeiten nach der Priorität in die Fächer des Kühlschranks. Je weiter oben, desto wichtiger ist es die Tätigkeit als nächstes anzugehen.

Plane deine Woche:

Bediene dich nun aus dem Kühlschrank.

  • Welche Tätigkeit(en) hat dieses Woche die größte Priorität und sollte daher im Fokus stehen? (Hauptgericht). Konzentriere dich am besten hier nur auf eine oder max. zwei Tätigkeiten.
  • Welche Tätigkeit solltest du diese Woche ebenfalls angehen? Ist es dann eher eine der drei Beilagen (wichtig und dringend) oder einer der vier Snacks (muss gemacht werden oder geht schnell)?

Sobald du eine Aufgabe erledigt hast, kannst du dich auch wieder im Kühlschrank bedienen.

Verderbliche Ware

Falls im Kühlschrank eine Tätigkeit über einen sehr langen Zeitraum unberührt bleibt, solltest du diese reflektieren: Hat es keine Priorität mehr, bist du die richtige Person, ist es der richtige Zeitpunkt, etc.

2. Seminar im RITZ: Konzentrierter arbeiten mithilfe von Deep Work

Deep Work

Um in einer Welt voller Ablenkungen konzentrierter arbeiten zu können, braucht es die passenden Strategien. Doch welche Schritte sind notwendig, um den Zustand des fokussierten Arbeitens zu ermöglichen? Wie kann die Konzentrationsfähigkeit trainiert und gesteigert werden? Und welche Übungen gibt es, um Deep Work-Phasen für komplexe und anspruchsvolle Tätigkeiten gezielt herbeizuführen und umzusetzen?

Auf diese Fragen bin ich im 2. Seminar der agilen Selbstmanagement Reise im RITZ Friedrichshafen eingegangen.

Deep Work

Nach der kurzen und interaktiven Einführung, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist, konnten die Teilnehmenden anhand der Methode des Speed Reading lernen, welches Umfeld sie benötigen, um konzentrierter arbeiten zu können. Anschließend gab es einen interaktiven Überblick über die 4 Deep Work Strategien, um am Ende die ersten Ideen für den zukünftigen Umsetzungplan festhalten zu können.

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Aufgelockert habe ich dies durch verschiedene Übungen, wie Konzentrationsfähigkeit im Alltag trainiert werden kann. Jede Menge Tipps und der gegenseitiger Austausch haben das Seminar super ergänzt. Am Ende haben die Teilnehmenden einen ersten Ausgangspunkt erhalten, wie sie mit Ablenkung umgehen und welche Deep Work Strategie am Besten zum Umfeld passt. So können die Teilnehmenden im Anschluss mithilfe dem begleitenden 64-seitige Workbook die unterschiedliche Deep Work-Strategien im Detail ausprobieren und diese in ihren Arbeitsalltag integrieren.

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Das nächste Agile Selbstmanagement Seminar im RITZ steht bereits in den Startlöchern. Das nächste Mal geht es um die Methode Getting things done, um durch bestimmte Strukturen eine bessere Produktivität zu erreichen. Hier kannst du dich dazu anmelden.

1. Seminar im RITZ: Fokus im Arbeitsalltag

Seminar Ritz

Mein erstes agiles Selbstmanagement Seminar im Ritz Friedrichshafen. Das Seminar war innerhalb kürzester Zeit ausgebucht – auch beim Nachholtermin im November, da ich den Termin im Oktober leider krankheitsbedingt absagen musste. Besonders gefreut hat mich, dass sogar eine ehemalige Arbeitskollegin dabei war.


In den zwei Stunden konnten die 14 Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit Hilfe meiner Anleitung und Beispielen

➡ ihre persönliche Stresslandkarte erarbeiten
➡ verschiedene Möglichkeiten ausprobieren, um Prioritäten besser zu setzen
➡ die Eisenhower-Matrix mit Ihrem Personal Kanban Board verbinden.

Hierzu hat jeder Teilnehmende zu Beginn das Workbook – Teil 1 ausgehändigt bekommen. Im Vorfeld habe ich gezielt die entsprechenden Übungen ausgewählt und mit zusätzlichen interaktiven Demonstrationen das Thema schrittweise vertieft. Ich habe hier viel mit Metaphern gearbeitet. So konnte jeder Teilnehmende die eigene Situation reflektieren und einen Weg finden, wie mehr Fokus im Arbeitsalltag kommen kann.

Baum der Erkenntnis: Was nimmt jeder mit, um mehr Fokus im Arbeitsalltag zu erreichen

Der Baum der Erkenntnis sammelt die einzelnen Learnings ein. Die die wichtigsten Learnings der Teilnehmenden waren:

  • Die „großen Steine“ gilt es zuerst abzuarbeiten, d.h. die wichtigen, dringenden Dinge vor den dringenden, aber unwichtigen Dingen zu erledigen. Dabei auch mal sich selber fragen „Für welche Aufgabe würde ich heute länger bleiben?“
  • Wer ja zu einer Aufgabe sagt, sagt gleichzeitig nein zu einer anderen. 
  • Neben einer To-do-Liste sollte man auch eine Not-to-do-Liste führen.
RITZ Seminar Fokus

Eine Fortsetzung, um nicht nur fokussierter, sondern auch konzentrierter zu arbeiten ist bereits für nächstes Jahr in Planung.


Das Seminar kam sehr gut an. Über das folgende Feedback über LinkendIn habe ich mich besonders gefreut.

Hallo Claudia, es war ein toller Workshop heute und mir gefällt (wie bereits gesagt) auch das Workbook dazu sehr gut 🙂 Ich freue mich auf den zweiten Teil! Beste Grüße Steffi

Einfachheit im Alltag umsetzen

Eiinfachheit

Einfachheit ist die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren.

Was ist damit genau gemeint und wie kann ich das umsetzen?

Die Aussage stammt aus dem agilen Manifest und ist eines der 12 Prinzipien. Ich habe den Satz ins Workbook übernommen, da er dich zum Nachdenken anregen soll.

Die Antwort auf Komplexität ist Einfachheit. Die Komplexität kann generell nicht verändert werden, allerdings die Sichtweise bzw. die Art und Weise damit umzugehen. Einfachheit entsteht durch kleine Schritte („baby steps“) und das Denken in lauffähigen Lösungen (auch minimal viable Product (MVP) genannt). So entsteht Fokus auf die richtigen Dinge.

Dieses Prinzip aus dem agilen Manifest nun auf das Selbstmanagement übertragen bedeutet, dass man sich auf das Wesentliche konzentrieren sollte und schlussendlich keine unnötigen Dinge mehr in seiner To-Do Liste hat. Das Ziel ist somit, so wenig Arbeit wie möglich zu machen und auf alles (nicht benötigte) zu verzichten. Im Umkehrschluss heißt es nicht, dass Details unwichtig sind. Der Fokus liegt vielmehr darauf, welche Details wirklich wichtig sind und welche weggelassen werden können.

Eine mögliche Umsetzung ist daher eine Not-To-Do-Liste zu führen und konsequent die Eisenhower-Matrix zu verwenden. Dies ist Schwerpunkt im Workbook Teil 1 – Fokus.

Das Magisches Dreieck des Selbstmanagements

Wertvolle Zeit
Wertvolle Zeit

Vergleichbar mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement können auch die drei wichtigsten Faktoren Geld, Zeit und Energie des Selbstmanagements in einem Dreieck dargestellt werden. Dabei ist Geld der Faktor, der unendlich ist, deine Zeit und Energie hingegen sind begrenzt.

Allerdings passiert es häufig im beruflichen Umfeld, dass Zeit und Energie als unendlich angesehen werden.
Hier mal zwei sehr einfache Beispiele, die für mich aber absolute Zeit- und Energiefresser sind:

  • Es gibt immer noch Meetings, die mit keinerlei Agenda strukturiert werden.
  • Es gibt immer noch nicht das Bewusstsein, dass es ein Unterschied macht, ob Informationen asynchron oder synchron weitervergeben bzw. verarbeitet werden sollten.

In solchen Fällen bestimmen andere über den eigenen Zeit- und Energiehaushalt. Jeder kann sich selber anhand seinem eigenen Stundenlohn ausrechnen, wie viel Geld durch solche Situationen verbrannt werden. Allein sich darüber mal Gedanken zu machen, ist schon mal der erste Schritt. Es gibt noch unzählig andere Beispiele, die am Ende zu Unzufriedenheit bis hin zu Stress führen können.

In dem Video zeige ich dir durch ein Experiment, was passiert wenn du nicht auf deinen Zeit- und Energiehaushalt achtest.

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Zeitfresser: Offline ist der neue Luxus

Zeitfresser

Ständig Online sein, dauerbeschäftigt und das Gefühl immer erreichbar sein zu müssen kann nervlich sehr belastend sein. Deshalb starte einfach mal ein Experiment, auch wenn es dir vielleicht am Anfang noch nicht leicht fällt:

  • Verbringe eine Stunde oder einen ganzen Abend offline – ohne Handy, Computer und Fernseher
  • Traust du dich vielleicht sogar komplett deine Uhr für eine Weile wegzulegen?
  • Starte eine 7-Tages Challenge, in der du jeden Tag mind. 30 min draußen spazieren gehst – egal bei welchem Wetter.

Sobald du dich darauf einlässt wirst du mehr freie Momente finden, in denen du dich um dich selbst kümmern kannst.

Hast du schon mal deine ganzen Zeitfresser visualisiert? Im ersten Teil der agilen Selbstmanagement Reise kannst du dies durch deine persönliche Stresslandkarte tun.

Zeitfresser

Monotasking: Do less with more Focus

Fokus

Wann warst du das letzte mal bewusst fokussiert? Nimm dir gleich morgen mal vor nicht multitaskingfähig zu sein. Versuche dabei auch die Dinge genau wahrzunehmen, die du machst. Egal ob du einen Kaffee trinkst, Gemüse schneidest, ein Telefonat führst oder Mail beantwortest oder ein Konzertticket kaufst. Mache nicht zwei oder gar mehrere Dinge gleichzeitig.

Es gilt: Qualität statt Quantität. Dies kannst du dir schrittweise durch verschiedene Strategien und Methoden mit Hilfe meiner Workbooks zum Thema Fokus und als Vertiefung mit Deep Work aneignen.

Das Ziel sollte immer Monotasking sein: Konzentriere dich immer nur auf eine Aufgabe – ohne Ablenkung. Wenn du eins nach dem anderen angehst, bist du automatischer aufmerksamer und konzentrierter.


Auszug aus dem Workbook Teil 4 – Konzentration:

Vermeide zukünftig das parallele Arbeiten an mehreren Dingen, das sogenannte Multitasking.

Der Neurowissenschaftler Earl Miller vom MIT konnte belegen, dass Multitasking nur ein Mythos ist. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, sich auf mehr, als eine Sache zu fokussieren. Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass das schnelle Springen von einem Thema zum anderen letztendlich mehr Zeit kostet, als wenn Du einen Teil nach dem anderen abarbeitest.
Konzentration ist die Fähigkeit, deine Aufmerksamkeit zielgerichtet auf genau eine Sache lenken zu können. Um deine Konzentration zu steigern, ist es notwendig, dass du dich zukünftig immer nur auf eine Sache fokussierst (Monotasking).