Agiles Selbstmanagement: Fokus & Konzentration in der Gesundheitswoche Landkreis Ravensburg

Lkr RV

An zwei Vormittagen dürfte ich während der Gesundheitswoche am agilen Selbstmanagement Interessierte begleiten. Dabei standen die Themen Fokus & Konzentration im Vordergrund.

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Regelmäßig kommt mittlerweile bei mir die Dixit Karten für den Check in sowie die Schnur der Erinnerung für den Transfer in den Alltag zum Einsatz.

Tag 1: Mehr Fokus im Arbeitsalltag

Am ersten Tag sind wir mit einer Bestandsaufnahme gestartet: Wie ist das derzeitige Selbstmanagement, Wo verstecken sich die Zeit Diebe und welche Situationen führen zu Stress. Ergebnis war eine persönliche Stresslandkarte.

Anschließend konnten die Teilnehmenden durch verschiedene Übungen ihre Tätigkeiten mit Hilfe von „großen und kleinen Steinen“ reflektieren, um in Zukunft besser Priorisieren zu können. Ein weiterer Impuls gab es von mir zu den unterschiedlichen Möglichkeiten der Delegation. Dazu gehörte auch die Aufgabe sich mit unbewussten Entscheidungen auseinander zusetzen und zu reflektieren, wann man besser mal Nein sagen sollte. Immer wieder sind die agilen Prinzipien sowie Praktiken an den jeweiligen Stellen eingeflossen. Als Zusammenfassung sind alle vorangegangen Ergebnisse der Übungen in die Eisenhower Matrix in Kombination mit dem Personal Kanban Board eingeflossen. Als weitere Alternative zur Visualisierung der Priorität habe ich die erweiterte Speisekarte mit Kühlschrank ebenfalls vorgestellt.

Tag 2: Konzentrierter Arbeiten mit Hilfe von Deep Work

Der zweite Tag baute auf die Erkenntnisse aus dem ersten Tag auf. Zu Beginn wollte ich eine Selbsteinschätzung der Teilnehmenden, wie lange bisher fokussiert am Stück (ohne Ablenkung) gearbeitet wird.

In einer Simulation mit Legosteinen mit verschiedene Aufgaben, die auf dem Cynefin Framework basieren, konnten die Teilnehmenden ableiten, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist. Gemeinsam haben wir die Definitionen erarbeitet und erneut in die Eisenhower-Matrix eingeordnet.

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Durch Ausprobieren von verschiedenen Speed Reading Techniken konnten die Teilnehmenden erste Erfahrungen mit dem Trainieren der Konzentrationsfähigkeit sammeln und sich damit beschäftigen welchen Einfluss Ablenkungen dabei haben.

Der Abschluss bildete mein Deep Work Lernspiel, mit dem gemeinsam die einzelnen Strategien sowie die erforderlichen Rahmenbedingungen spielerisch erarbeitet werden.

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Baum der Erkenntnis

Zum Abschluss hatten die Teilnehmenden nochmals die Möglichkeit beide Tage zu reflektieren und ihre Learnings im Baum der Erkenntnis festhalten.

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Meine agile Selbstmanagement Reise: Wie alles begann …

Freiraum

Heute kam das Bild als Erinnerung bei Facebook. Deshalb wird es Zeit für einen Rückblick, denn ich es hätte zu Beginn dieser Reise nie für möglich gehalten, wohin sich das alles entwickelt – und ich gehe fest davon aus, das es auch noch nicht zu Ende ist.

Mit einem interaktivem und mehrstündigen Seminar im Freiraum Lindau hatte die agile Selbstmanagement Reise 2019 begonnen. In dieses Seminar sind meine über 15 Jahre praktische Erfahrungen mit den unterschiedlichen Selbstmanagement Methoden eingeflossen.

Rückblick 2019: Zu Beginn des Seminars haben wir uns mit den Grundlagen (analog zum ersten Teil) beschäftigt, um danach mit einer Kombination aus Getting Things Done und dem Bullet Journal (Teil 2 und 3 der agilen Selbstmanagement Reise) im Detail das eigene Selbstmanagement System aufzubauen. Einen Impuls zu Deep Work (Teil 4) gab es zusätzlich mal als Impuls an einem gesonderten Abend.

Das Seminar war zwar ok, aber ich merkte das es zu viele Informationen waren und das Zeit ein wichtiger Faktor ist. Zum einen um alles zu verarbeiten sowie weitere Zeit zur individuellen Umsetzung. Der Austausch während dem Seminar war für jeden allerdings sehr bereichernd.

Da sich während der Pandemie der Bedarf an solchen Seminaren gewandelt hat und ich mir die Fähigkeit aneignen wollte, professionelle Workbooks zu erstellen, machte ich dies zu meinem Working out loud #FrauenStärken Ziel am Anfang des Jahres 2021. Innerhalb kürzester Zeit sind diese ersten 4 Teile auf Basis des Seminars entstanden. Durch jede Menge freiwilliger Tester sind diese Workbooks so wunderbar geworden. Vielen Dank hierfür nochmal an jeden Beteiligten.

Deep Work

Zu Beginn gab es die Workbooks nur in digitaler Form, die ich mit ausgewählten Übungen in meinen monatlichen Lunch & Learn Sessions vorgestellt habe. Die vorgestellten Übungen zu den jeweiligen Methoden haben großen Anklang gefunden.

L L 1 Stresslandkarte

Bereits Ende des Jahres 2021 konnte der nächste Teil 5 mit dem Thema #Klarheit seine Premiere im Adventskalender feiern. In diesem Workbook lasse ich das Thema Zeit und Methoden außen vor und gebe die Möglichkeit nach INNEN zu schauen. Denn in diesem Workbook kannst du deine eigenen Werte erkunden. Die Inhalte stammen u.a. aus langjähriger Arbeit mit agilen Teams und verschiedenen Fortbildungen. Die Klarheit über seine Werte zu haben ist ein Erfolgsfaktor und das gemeinsame Fundament nicht nur für Teams. Immer wo es um Beziehungen geht, sollte jeder seinen drei wichtigsten Werten bewusst sein, da viele Konflikte entstehen, wenn diese verletzt oder in Frage gestellt werden. Als Ergänzung zu diesem Workbook entsteht gerade der neueste Teil 6, der sich mit der Selbstfindung (noch Arbeitstitel) beschäftigt. In diesem Teil kannst du du dich mit deinen Stärken und deiner Leidenschaft sowie deinem Lebenssinn (neu) entdecken. Es geht also nochmals etwas tiefer.

Alle Workbooks gibt es seit 2022 nur noch in gedruckter Form und haben sehr viele begeisterte Abnehmer gefunden. Auf das größte Interesse stößt Fokus gefolgt von Konzentration. Mit etwas Abstand werden dann Produktivität und Reflexion fast gleich verteilt nachgefragt. Klarheit steht noch sehr im Schatten der anderen. Es gibt mehrere Interessenten, die alle Teile besitzen.

Seit Herbst 2022 werde ich regelmäßig für Seminare und Workshops angefragt, in dem ich durch ausgewählte Übungen die wesentlichen Punkte aus dem Workbook aufgreife und den Austausch untereinander in den Vordergrund stelle. Das Workbook kann anschließend jeder für sich individuell in seinem eigenen Tempo bearbeiten. Dies ist sogar auf Teamebene möglich.

Gemäß meinem Motto „Spielerisch lernen mit Spaß“ gibt es ab sofort auch ein Lernspiel zum Thema Deep Work.

Deep Work Spiel

Agiles Selbstmanagement für Teams

Agiles Selbstmanagement für Teams

Die agile Selbstmanagement Reise hat das nächste Level erreicht. Ich habe heute ein Team beim Erkunden ihres Selbstmanagement begleiten dürfen. Hierzu habe ich eine Kombination aus den bisherigen Fokus und Konzentration Seminar als Workshop – inkl. einem Lernspiel zu den Deep Work Inhalten – konzipiert.

Im Vorfeld habe ich dem Team die Reflexionsfrage über die größten Herausforderungen in ihrem Selbstmanagement gestellt. Diese habe ich geclustert und den Inhalten aus dem Workbook zugeordnet. Während dem Workshop machte jeder zuerst die Übung für sich. Anschließend gab es immer ausreichend Raum für den Austausch untereinander.

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Nach den verschiedenen Impulsen mit den entsprechenden Übungen als Basis, haben wir zusammen mittels meinem Deep Work Lernspiel die einzelnen Strategien und die Voraussetzungen spielerisch erkundet.

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Leider wird mein Inhalt gerne mal kopiert, so dass ich an dieser Stelle nicht mehr Details über das Spiel preis geben will. Wenn du Interesse an dem Spiel hast, komme gerne auf mich zu.

2. Seminar im RITZ: Konzentrierter arbeiten mithilfe von Deep Work

Deep Work

Um in einer Welt voller Ablenkungen konzentrierter arbeiten zu können, braucht es die passenden Strategien. Doch welche Schritte sind notwendig, um den Zustand des fokussierten Arbeitens zu ermöglichen? Wie kann die Konzentrationsfähigkeit trainiert und gesteigert werden? Und welche Übungen gibt es, um Deep Work-Phasen für komplexe und anspruchsvolle Tätigkeiten gezielt herbeizuführen und umzusetzen?

Auf diese Fragen bin ich im 2. Seminar der agilen Selbstmanagement Reise im RITZ Friedrichshafen eingegangen.

Deep Work

Nach der kurzen und interaktiven Einführung, für welche Tätigkeiten Deep Work geeignet ist, konnten die Teilnehmenden anhand der Methode des Speed Reading lernen, welches Umfeld sie benötigen, um konzentrierter arbeiten zu können. Anschließend gab es einen interaktiven Überblick über die 4 Deep Work Strategien, um am Ende die ersten Ideen für den zukünftigen Umsetzungplan festhalten zu können.

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Aufgelockert habe ich dies durch verschiedene Übungen, wie Konzentrationsfähigkeit im Alltag trainiert werden kann. Jede Menge Tipps und der gegenseitiger Austausch haben das Seminar super ergänzt. Am Ende haben die Teilnehmenden einen ersten Ausgangspunkt erhalten, wie sie mit Ablenkung umgehen und welche Deep Work Strategie am Besten zum Umfeld passt. So können die Teilnehmenden im Anschluss mithilfe dem begleitenden 64-seitige Workbook die unterschiedliche Deep Work-Strategien im Detail ausprobieren und diese in ihren Arbeitsalltag integrieren.

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Das nächste Agile Selbstmanagement Seminar im RITZ steht bereits in den Startlöchern. Das nächste Mal geht es um die Methode Getting things done, um durch bestimmte Strukturen eine bessere Produktivität zu erreichen. Hier kannst du dich dazu anmelden.

Impuls: Konzentrationsübungen in deinen Alltag einbauen

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Im Workbook zum Thema Deep Work stelle ich verschiedene Konzentrationsübungen vor, die sehr gut in den Alltag integrierbar sind. Heute möchte ich exemplarisch zusätzlich zum Mandala als Mediationsübung eine weitere Möglichkeit aufgreifen.

Übung: Etwas rückwärts aufsagen

Diese Übung kannst du sehr variabel anwenden:

  • Sage das Alphabet rückwärts auf.
  • Buchstabiere Wörter rückwärts
  • Zähle von 100 rückwärts

Der Vorteil ist, dass du dich solange auf die Übung konzentrierst, bis du sie erfüllt hast. Wenn du jedes Mal die Zeit stoppst, kannst du deinen Fortschritt sogar messen.

Tipp: Du kannst beispielsweise beim Alphabet jeden Buchstaben mit einem Wort verknüpfen: Z wie Zebra oder Y wie Yoga und X wie Xylophon usw. Durch diese Assoziation kannst du dir die Reihenfolge besser merken. Eine andere Alternative ist es, Stadt-Land-Fluss im Kopf zu spielen.

Probierst du es aus?

Das Magisches Dreieck des Selbstmanagements

Wertvolle Zeit
Wertvolle Zeit

Vergleichbar mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement können auch die drei wichtigsten Faktoren Geld, Zeit und Energie des Selbstmanagements in einem Dreieck dargestellt werden. Dabei ist Geld der Faktor, der unendlich ist, deine Zeit und Energie hingegen sind begrenzt.

Allerdings passiert es häufig im beruflichen Umfeld, dass Zeit und Energie als unendlich angesehen werden.
Hier mal zwei sehr einfache Beispiele, die für mich aber absolute Zeit- und Energiefresser sind:

  • Es gibt immer noch Meetings, die mit keinerlei Agenda strukturiert werden.
  • Es gibt immer noch nicht das Bewusstsein, dass es ein Unterschied macht, ob Informationen asynchron oder synchron weitervergeben bzw. verarbeitet werden sollten.

In solchen Fällen bestimmen andere über den eigenen Zeit- und Energiehaushalt. Jeder kann sich selber anhand seinem eigenen Stundenlohn ausrechnen, wie viel Geld durch solche Situationen verbrannt werden. Allein sich darüber mal Gedanken zu machen, ist schon mal der erste Schritt. Es gibt noch unzählig andere Beispiele, die am Ende zu Unzufriedenheit bis hin zu Stress führen können.

In dem Video zeige ich dir durch ein Experiment, was passiert wenn du nicht auf deinen Zeit- und Energiehaushalt achtest.

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Monotasking: Do less with more Focus

Fokus

Wann warst du das letzte mal bewusst fokussiert? Nimm dir gleich morgen mal vor nicht multitaskingfähig zu sein. Versuche dabei auch die Dinge genau wahrzunehmen, die du machst. Egal ob du einen Kaffee trinkst, Gemüse schneidest, ein Telefonat führst oder Mail beantwortest oder ein Konzertticket kaufst. Mache nicht zwei oder gar mehrere Dinge gleichzeitig.

Es gilt: Qualität statt Quantität. Dies kannst du dir schrittweise durch verschiedene Strategien und Methoden mit Hilfe meiner Workbooks zum Thema Fokus und als Vertiefung mit Deep Work aneignen.

Das Ziel sollte immer Monotasking sein: Konzentriere dich immer nur auf eine Aufgabe – ohne Ablenkung. Wenn du eins nach dem anderen angehst, bist du automatischer aufmerksamer und konzentrierter.


Auszug aus dem Workbook Teil 4 – Konzentration:

Vermeide zukünftig das parallele Arbeiten an mehreren Dingen, das sogenannte Multitasking.

Der Neurowissenschaftler Earl Miller vom MIT konnte belegen, dass Multitasking nur ein Mythos ist. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, sich auf mehr, als eine Sache zu fokussieren. Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass das schnelle Springen von einem Thema zum anderen letztendlich mehr Zeit kostet, als wenn Du einen Teil nach dem anderen abarbeitest.
Konzentration ist die Fähigkeit, deine Aufmerksamkeit zielgerichtet auf genau eine Sache lenken zu können. Um deine Konzentration zu steigern, ist es notwendig, dass du dich zukünftig immer nur auf eine Sache fokussierst (Monotasking).

Wie du spielerisch mehr Fokus erreichst

Forest App

Du bist nicht fokussiert, weil du immer wieder auf dein Smartphone schauen musst?

Versuch es mal mit der „Forest-App mit Tiefenfokus“ (Einmalig ca. 2 €)

Beispiel: Während der eingestellten 25 Minuten wächst ein Baum. Während dieser Zeit kannst du dein Smartphone nicht mehr nutzen. Am Ende der Woche hast du einen kleinen Wald gepflanzt und zusätzlich eine Übersicht, wie viele Zeiteinheiten du durchgearbeitet hast.

Wenn du zusammen mit anderen das machst, wird es noch spannender, da zusätzliche Regeln dazukommen. Mein Room Code ist: 35ER9FS

Glossar: Flow

Flow

Eine Deep Work Phase ist meistens nur möglich, wenn du auch in den Flow kommen kannst. Dies ist der Bereich, bei dem du dich weder Über- noch Unterfordert fühlst. So ist das Ziel den Bereich zwischen Frust und Langweile zu treffen, in welchem Aufgabengeschwindigkeit und die eigenen Fähigkeiten im Einklang sind. Deshalb ist dies auch eine Art der Aufmerksamkeitsfokussierung.

Flow Deep Work

Glossar: Deep Work

Deep Work

Der Autor Cal Newport definiert in seinem Buch Konzentriert Arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkung den Begriff Deep Work als den Zustand völlig konzentrierter und fokussierter Arbeit und als Gegensatz die Shallow Work.

Das fokussiertes und konzentriertes Arbeiten ist insbesondere in Zeiten von Homeoffice sehr wertvoll.